Le publipostage, c’est envoyer le même document à cent destinataires en le personnalisant pour chacun. Un courrier, des étiquettes, des attestations, des convocations. Word gère le document, Excel fournit les données, et la fusion produit les cent versions.
La fonctionnalité a mauvaise réputation, à tort. Elle est fiable et rapide. Ce qui échoue, dans la quasi-totalité des cas, c’est la préparation du fichier de données. Une source mal construite produit un publipostage qui ne fonctionnera jamais, quel que soit le soin apporté au document Word.
Six étapes, dans l’ordre. La première compte pour la moitié du travail.
Étape 1 — Préparer la source de données
C’est ici que tout se joue. Votre fichier Excel doit respecter quatre règles :
Une seule ligne d’en-tête, en première ligne de la feuille. Pas de titre au-dessus, pas de logo, pas de ligne vide. Word lit la première ligne comme les noms de champs.
Aucune cellule fusionnée. Elles cassent la lecture des colonnes.
Une information par colonne. Séparez civilité, prénom, nom, adresse, code postal, ville. Une colonne « Nom complet » vous interdit d’écrire « Cher Monsieur Dupont » proprement.
Aucune ligne vide dans les données. Word créerait un document vide à cet endroit.
Nommez vos en-têtes simplement, sans espace ni accent : Civilite, Prenom, Nom, Adresse, CP, Ville. Vous vous éviterez des surprises à l’insertion des champs.
Un dernier point qui fait gagner du temps : si votre classeur contient plusieurs feuilles, Word vous demandera laquelle utiliser. Nommez-la clairement.
Étape 2 — Lancer la fusion
Dans Word, onglet Publipostage.
Démarrer la fusion et le publipostage → choisissez le type de document :
| Type | Usage |
|---|---|
| Lettres | un courrier par destinataire |
| Messages électroniques | envoi par Outlook |
| Enveloppes | impression directe sur enveloppes |
| Étiquettes | planches d’étiquettes autocollantes |
| Répertoire | une liste continue sur un seul document |
Le type Répertoire est méconnu : il produit une liste, pas un document par ligne. C’est ce qu’il faut pour une liste d’émargement ou un annuaire.
Étape 3 — Connecter la source
Sélection des destinataires → Utiliser une liste existante, puis pointez votre fichier Excel.
Word demande quelle feuille utiliser. Laissez cochée l’option indiquant que la première ligne contient les en-têtes de colonnes.
La connexion est un lien vers le fichier, pas une copie. Modifiez l’Excel, le document Word reflétera les changements à la prochaine ouverture. Conséquence : ne déplacez pas le fichier source, la liaison casserait.
Le fichier d’exercice
Le document Word et la base Excel de l’exercice, avec le corrigé.
Étape 4 — Insérer les champs
L’exercice de La boutique moderne déroule un courrier commercial complet, de la source à l’impression.
Placez le curseur à l’endroit voulu, puis Insérer un champ de fusion et choisissez la colonne. Le champ apparaît entre chevrons : «Nom».
Le bouton Aperçu des résultats bascule entre les noms de champs et les vraies valeurs. Les flèches à côté font défiler les destinataires. Vérifiez toujours sur plusieurs enregistrements, pas seulement le premier.
Deux boutons qui font gagner du temps :
Bloc d’adresse insère l’adresse complète formatée. Pratique, mais il faut souvent corriger la correspondance des champs via Faire correspondre les champs.
Formule d’appel génère « Cher Monsieur Dupont » en s’appuyant sur la civilité. Le résultat est parfois maladroit en français — insérer les champs à la main donne souvent un meilleur rendu.
Ne tapez jamais un champ à la main entre chevrons. Les chevrons visibles ne sont pas des caractères, ce sont des codes de champ. Passez toujours par le bouton.
Étape 5 — Filtrer et trier
Modifier la liste de destinataires ouvre la fenêtre de sélection.
Décochez les lignes à exclure, ou cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour trier. Le lien Filtrer permet des conditions plus fines : n’envoyer qu’aux clients d’un département, ou à ceux dont le montant dépasse un seuil.
Ce filtrage ne modifie pas votre fichier Excel. Il ne s’applique qu’à cette fusion.
Étape 6 — Terminer
Terminer et fusionner, trois options :
Modifier des documents individuels génère un nouveau fichier Word contenant tous les courriers, séparés par des sauts de section. C’est l’option à choisir : vous pouvez relire et corriger avant impression.
Imprimer les documents envoie directement à l’imprimante. Rapide, mais sans filet.
Envoyer des messages électroniques passe par Outlook. Il faut une colonne contenant les adresses mail. Attention : cette méthode envoie un mail par destinataire sans possibilité de relecture individuelle, et sans pièce jointe personnalisée.
Conservez toujours le document de fusion — celui qui contient les champs. C’est lui que vous réutiliserez le mois suivant, pas le résultat.
Le problème des formats
C’est la difficulté la plus fréquente après la préparation de la source, et elle surprend tout le monde.
Word ignore le format d’affichage d’Excel. Une date affichée 15/03/2025 dans Excel arrive dans le publipostage sous la forme 3/15/2025. Un montant affiché 1 250,00 € arrive 1250.
La correction se fait dans le code du champ. Sélectionnez le champ, appuyez sur Alt + F9 pour afficher les codes, et complétez :
Pour une date :
{ MERGEFIELD Date_commande \@ "dd/MM/yyyy" }Pour un montant :
{ MERGEFIELD Montant \# "# ##0,00 €" }Alt + F9 à nouveau pour revenir à l’affichage normal, puis F9 pour mettre à jour le champ.
Les accolades ne se tapent pas au clavier — elles s’insèrent avec Ctrl + F9. C’est le piège qui bloque tout le monde la première fois.
Alternative plus simple si le formatage vous rebute : créez dans Excel une colonne texte contenant la valeur déjà formatée, avec la fonction TEXTE(), et utilisez cette colonne comme champ de fusion.
Les erreurs les plus fréquentes
Une source mal construite. Ligne de titre au-dessus des en-têtes, cellules fusionnées, lignes vides. Reprenez l’étape 1, tout le reste en dépend.
Déplacer ou renommer le fichier Excel après la connexion. La liaison casse.
Taper les chevrons à la main. Ce ne sont pas des caractères.
Ne vérifier que le premier destinataire. Les problèmes apparaissent souvent sur des cas particuliers — nom très long, champ vide, caractère spécial.
Oublier les formats de date et de nombre. Le publipostage semble fonctionner, et les courriers partent avec des dates au format américain.
Envoyer les mails sans test. Faites d’abord une fusion sur trois lignes, envoyée à votre propre adresse.
Questions fréquentes
Comment n’imprimer qu’une partie des destinataires ? Filtrez dans Modifier la liste de destinataires, ou choisissez une plage d’enregistrements dans la boîte de fusion finale.
Peut-on joindre un fichier différent à chaque mail ? Pas nativement. Word ne gère pas les pièces jointes personnalisées en publipostage. Il faut une macro VBA ou un outil externe.
Mon champ affiche { MERGEFIELD Nom } au lieu du contenu. L’affichage des codes de champ est activé. Alt + F9 bascule.
Comment faire un publipostage avec des conditions ? Règles → Si… Alors… Sinon. Permet d’écrire un texte différent selon la valeur d’un champ, par exemple une formule de politesse selon la civilité.
Le publipostage crée une page blanche entre chaque courrier. Un saut de page en trop en fin de document, ou un paragraphe vide après le dernier champ. Supprimez-le dans le document de fusion.
Peut-on utiliser Word Online pour un publipostage ? Non. La fonctionnalité n’existe que dans l’application bureau.